Récupération des données utiles pour alimenter l'annuaire du SE4

Fichiers nécessaires⚓

Deux fichiers sont concernés. Un contenant les renseignements nécessaires pour les élèves (application SIECLE base élève) et un autre pour les professeurs (application STS).

ProcédureRécupération du ficher "Elevessansadresses"⚓

Le premier fichier est à récupérer dans l'application SIECLE – base élèves.

  1. Base élèves

    Depuis le portail ARENA, Choisir Base élèves établissement - Consultation et export

  2. Exportations

    Dans le menu de gauche , cliquez sur Exportation , en XML générique standard et enfin dans la colonne Génériques sur Elèves sans adresses

  3. Générer l'export

    • Un fichier compressé « ExportXML_ElevesSansAdresses.zip » est alors téléchargé, il vous reste à le sauvegarder. Inutile de le décompresser.

    • Vous pouvez ensuite revenir au menu général du portail ARENA en cliquant sur quitter en haut à droite

ProcédureRécupération du ficher "STS_emp_RNE_année.xml"⚓

Le second fichier est à récupérer dans STS accessible depuis le lien de gauche Gestion des personnels

  1. Gestion des structures et services

    Choisir ensuite mise à jour dans l'application STSWeb 

  2. Emploi du temps

    Cliquez ensuite sur  Emploi du temps

  3. Générer le fichier

    Comme précédemment un fichier est téléchargé. Ce dernier se nomme « sts_emp_N°RNE_Année.xml ». Il vous faut également le sauvegarder.

Récupération terminée.⚓

Les deux fichiers ayant été récupérés, il reste désormais à les utiliser dans l'interface SE4 afin de peupler l'annuaire.

Si vous récupérer les fichiers pour effectuer ce qu'on appelle la bascule annuelle de l'annuaire du SE4, il faut s'assurer que les données issues de STS sont à jour dès la rentrées.

En effet, cette bascule complète de début d'année du serveur SE4 s'appuie notamment sur le fichier STS_emp_RNE_ANNEE.xml et les données qu'il contient (services des professeurs).

En tout début d'année, ces informations ne sont pas forcément toutes présentes dans le fichier, tout dépend si STSweb a été alimenté (en général par le biais d'un export du logiciel d’emploi du temps).

A noter qu'il ne s'agit pas de la remontée de STSweb, qui correspond à une autre demande administrative pour la direction de l'établissement. En effet, mi-octobre tout établissement doit faire la remontée de STSweb, c'est à dire dans STS, cliquer sur remontée des services vers le rectorat, ce qui fige en quelque sorte les services des professeurs de l'établissement.

Cela ne correspond pas du tout à ce qui est nécessaire pour le SE4. Il suffit juste d'alimenter STS web, dès que l'emploi du temps est prêt. Ce qui peut être fait très tôt dans l'année scolaire.

On peut donc récupérer le fichier dans la première semaine de la rentrée totalement à jour si le nécessaire a été fait en amont.